Como todos sabem, o e-mail é uma ferramenta indispensável para qualquer negócio, pois, é a forma central de comunicação com clientes, fornecedores e colaboradores dentro da empresa. Assim, como todo ambiente de trabalho necessita de boas práticas, não seria diferente no meio eletrônico, afinal, compreender as regras de boa utilização é crucial para a comunicação entre os colaboradores da empresa, além de que, um endereço de e-mail corporativo passa mais credibilidade ao seu negócio, visando sempre, alcançar futuros clientes através da boa comunicação na internet, com isso, ao longo deste artigo veremos quais são as boas práticas aplicadas no uso do e-mail corporativo. Para darmos início, precisamos entender o que é um e-mail corporativo.
E-mail corporativo:
O endereço de e-mail corporativo não difere muito dos endereços de e-mail convencionais, ou seja, dos e-mails pessoais com domínios gratuitos como, por exemplo: Outlook, Gmail, Yahoo, entre outros. A grande diferença do e-mail corporativo é que ele permite ser personalizado para atender as necessidades da empresa, como, por exemplo: que o nome da sua empresa esteja presente no domínio, com isso, toda mensagem enviada passa a carregar a assinatura da empresa.
Por que utilizar e-mail corporativo:
Além de personalizar o seu negócio, passar uma credibilidade maior aos clientes, o e-mail corporativo ainda traz diferentes vantagens, como, manter a equipe de colaboradores focada em assuntos profissionais, pois, o uso endereço de e-mail corporativo é inteiramente profissional, assim como mencionado anteriormente, ele carrega a assinatura da empresa em seu domínio.
Abaixo listaremos as demais vantagens do e-mail corporativo.
Profissionalismo: possuir um endereço de e-mail carregando o nome da sua empresa demonstra profissionalismo, além de demonstra também, que a empresa honra seu nome no mercado e zela por sua reputação.
Credibilidade e confiança: quando usuários de internet recebem e-mails é bem comum que sejam descartados ou marcados como spam, sem ao menos terem lido, pelo remetente possuir um endereço eletrônico duvidoso. Com o e-mail corporativo, carregando o nome de uma empresa, o usuário se sente mais seguro para abrir a mensagem.
Foco: com o e-mail corporativo, os colaboradores estarão focados apenas em tratar assuntos profissionais pelo correio eletrônico.
Backup: quando for escolher um provedor para hospedar seu domínio, opte por escolher o provedor de e-mails corporativos que lhe garanta um bom serviço de backup de mensagens, pois, pode ocorrer que mensagens importantes sejam apagadas acidentalmente, com um provedor que ofereça o serviço de backup diário é possível recuperar informações que foram apagadas por acidente.
Segurança e suporte técnico especializado: empresas possuem informações sigilosas, que normalmente são trocadas entre seus colaboradores através do e-mail, contudo, a segurança e proteção dessas informações também é outro critério a ser levado em consideração ao optar por utilizar o e-mail corporativo, pois, os servidores possuem plataformas que contam com uma hospedagem segura, visando sempre proteger as informações e arquivos de seus usuários. Também é comum que as empresas que atuam no ramo de provedores e hospedagem para e-mails corporativos, oferecem um serviço de suporte técnico especializado, assegurando seus clientes a cerca de danos físicos, como, queda de energia, etc.
Para que todo negócio alcance o sucesso é muito comum buscar e utilizar ferramentas dinâmicas e ágeis para alavancar o alcance da empresa, mas também não basta apenas ter acesso a tais ferramentas de comunicação, é imprescindível que seja utilizada corretamente. Boas práticas na comunicação entre clientes e colaboradores é a porta de entrada para o sucesso do seu negócio.
Agora que já estamos a par do que é e-mail corporativo e porque utilizá-lo, confira a seguir as práticas indispensáveis que separamos para o uso do e-mail corporativo:
Gramática: tome muito cuidado com os erros ortográficos e gramaticais quando for redigir um texto de cunho profissional, pois, é muito comum recebermos e-mails com textos contendo erros de português. Lembre-se sempre de revisar os textos antes de enviá-los.
Formalidade: por tratar-se de uma comunicação profissional, além de uma boa gramatica, atente-se para utilizar uma linguagem adequada para o momento.
Objetividade: no meio corporativo, é indispensável à clareza e objetividade na comunicação com os clientes e demais colaboradores. Redija um texto conciso, com todas as informações necessárias. Mantenha a objetividade quando for elaborar o título de sua mensagem, para que o destinatário esteja a par do assunto do texto.
Envie respostas: mesmo que um e-mail não possua a necessidade de resposta, é cordial enviar um e-mail acusando o recebimento da mensagem. Essa prática deixa o remetente mais seguro, pois, quando não há uma confirmação de recebimento, o remetente pode achar que a mensagem não chegou ao destinatário
Assinatura: é fundamental que ao final de todos os textos, acompanhe uma assinatura, contendo nome de quem está respondendo, setor, nome da empresa e telefone para contato.
Uso profissional: não utilize o e-mail corporativo para tratar de assuntos pessoais, antiético, e dependendo do assunto, pode gerar problemas para a empresa.
Marketing por e-mail e spam: o correio eletrônico é uma forte aliada ao marketing das empresas, contudo, deve haver muita cautela para não enviar mensagens em massa e repetitivas, pois, corre-se o risco dos filtros antispams bloquearem sua mensagem e/ou ter um efeito negativo, resultando no afastamento de possíveis novos clientes para o seu negócio.
Caso sua empresa ainda não conte com um e-mail corporativo ou deseja mudar de provedor de hospedagem sem perder o conteúdo de suas caixas de e-mail, entre em contato com a Tafner que podemos lhe ajudar, clique aqui.